COMO ESTA Á SUA CONTABILIDADE?

A contabilidade é fundamental na vida econômica das empresas. Com ela, o empresário pode manter e ampliar seu negócio, através da avaliação de informações precisas, que o ajudarão na gestão e melhor desempenho de suas atividades, com tomada de decisões mais seguras.

     Mesmo nas empresas mais simples, é necessário manter o controle dos ativos e de suas obrigações, pois o mercado está cada vez mais competitivo, e  exige que as organizações estejam mais bem preparadas.

    A contabilidade se torna ainda mais importante, uma vez que a Secretaria da Receita Federal, Secretarias Estaduais de Fazenda e Secretaria Municipais de Fazenda aumentaram a exigência das obrigações, alem dos diversos cruzamentos de informações. Estes são realizados, com o objetivo de descobrir irregularidades, sendo o contribuinte intimado a esclarecer eventuais duvidas apuradas por este enorme sistema que se criou no país. O entendimento do Fisco é que até que prove o contrario, o contribuinte cometeu uma falha e apresenta débitos tributários a recolher. Assim,  torna-se indispensável que o setor de contabilidade de sua empresa tenha todo controle dos tributos apurados, e que de igual forma, os arquivos da empresa estejam extremamente organizados, para que o atendimento das intimações ocorra sem maiores problemas.

     Se você esta iniciando seu negocio ou não esta seguro ou satisfeito com seu setor de contabilidade, recomendamos alguns passos que deverão ser seguidos, divididos em duas fases de grande relevância.  A primeira fase é a básica, ou seja, sem ela não temos condição de avançar para segunda fase e representa os requisitos mínimos de organização de uma empresa.

Fase I – Básica
1 – Montagem ou alteração do setor de contabilidade
2 – Implantações de procedimentos financeiros, fiscais e RH
3 – Revisão ou constituição do arquivo da empresa
4 – Acompanhamento através de balancetes
 
Fase II- Avançada
5 – Planejamentos tributários
6 – Revisões dos custos trabalhistas
7 – Revisões das DCTF, DIPJ e DACON e demais declarações dos últimos 05 anos
8 – Integrações contábil e fiscal com módulos faturamento, estoque e financeiro
9 – Revisões da metodologia e calculo da formação de preços

 

Fase 1 – Montagem ou alteração do setor de contabilidade

     O primeiro passo a tomar em relação à organização do setor de contabilidade, é determinar se a contabilidade será interna ou terceirizada. É tendência mundial a terceirização de serviços nas organizações, sejam eles quais forem. Atualmente terceiriza-se segurança, limpeza, transporte de funcionários, logística, a escrituração contábil e fiscal, o departamento de pessoal, a auditoria interna, etc. O objetivo é que qualquer serviço que não esteja diretamente ligado a atividade principal da empresa seja repassado a terceiros.

     Em relação à contabilidade e os serviços afins, tais como a escrituração fiscal e departamento de pessoal, a terceirização já é uma prática consagrada. Empresas de serviços contábeis investem em equipamentos, treinamento, estruturas e novos serviços, e estão em plena expansão, oferecendo serviços de qualidade e adequados às diversas necessidades empresariais.  O mercado de prestação de serviços contábeis evoluiu bastante na ultima década. Isto permite às empresas, contar com uma variedade de formas de contratação, que vão desde a contratação de um valor mensal para execução de serviços descritos no contrato, ate a alocação de profissionais na empresa para realização dos serviços, sob responsabilidade da empresa contratada.

     Na escolha da assessoria contábil, não devemos levar em consideração apenas o melhor preço, a idoneidade da empresa contábil e a sua capacidade em atender às demandas sempre crescentes de obrigações fiscais, tributárias, contábeis, trabalhistas e previdenciárias devem ser avaliadas detalhadamente.  A empresa contábil escolhida deverá estar preparada para atender todas as suas necessidades e passos relacionados nesta matéria.

Pontos de grande relevância:

a)     Estrutura física da empresa contábil – faça uma visita e verifique as instalações, a quantidade de colaboradores que estarão envolvidos em seu atendimento, a metodologia de execução dos serviços, pois o atendimento devera ser sempre continuo;

b)    Verifique a rotina de entrega e retirada de documentos de sua empresa, conheça todo processo de arquivamento de documentos;

c)     Verifique a forma de comunicação utilizada;

d)    Os Softwares utilizados e a sua rotina de backup de dados;

e)     Verificar também, junto ao Conselho Regional de Contabilidade, se a empresa contábil ou o profissional está devidamente registrado e em dia com suas obrigações perante o órgão;

f)      Outro detalhe é solicitar sempre proposta, por escrito e assinada, dos honorários e serviços compreendidos. Após a aprovação da proposta, é imprescindível a assinatura do contrato de serviços contábeis, estabelecendo as responsabilidades, prazos e demais convenções pactuadas. Afinal, a empresa estará entregando dados sigilosos (faturamento, custos, remunerações de pessoal, informações fiscais, extratos bancários, etc.) para serem processados. O tratamento desses dados não pode ser precipitadamente, entregue a qualquer um. É imprescindível conhecer a capacidade técnica, a responsabilidade e, acima de tudo, a ética dos profissionais a quem estarão sendo entregues tais informações.

g)     

Uma vez escolhida à empresa que prestará os serviços de assessoria, deverá ficar claro que a mesma devera estar presente em todas as etapas descritas nesta matéria, destacando que poderá haver a cobrança de honorários extraordinários para realização de alguns procedimentos. Ainda assim, ratificamos que nosso entendimento de que é essencial que a empresa escolhida apresente as condições para a realização das tarefas.

2 – Implantação de procedimentos financeiros, fiscal e RH

     Podemos ter uma boa estrutura operacional na empresa (financeiro, estoque e faturamento), e um ótimo prestador se serviços contábeis. No entanto, para que a parceria obtenha os resultados desejados para ambas as empresas, é necessário estabelecer a forma de execução dos serviços e como será feita a comunicação com a empresa de contabilidade.   Neste quesito, na contratação da assessoria contábil, deve ser acertada a realização de treinamento com os colaboradores, se possível com entrega de manuais, de forma que sua empresa possa operar com mais segurança.

     No Brasil, a pouco começamos a dar importância aos métodos administração. Os controles internos representam um conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para garantir a exatidão dos dados contábeis, promoverem a eficiência e ate mesmo motivam as equipes.

Exemplos:

a)     No setor financeiro, devera ser elaborado copias de cheques ou emissão de comprovantes de pagamentos pela Internet sempre com respectivos comprovantes, implantar controles bancários e sua conciliação bancaria diária obrigatória.  Devemos determinar como e quando a documentação será entregue a empresa contábil, etc.;

b)     Na parte de pessoal, a empresa devera ser orientada em relação a todos os procedimentos realizados como admissão, rescisão de contrato de trabalho, processamento de férias, processamento de folhas de pagamentos e programas que deverão cumprir.

c)     Temos ainda os setores de faturamento, compras e estoque que deverão receber orientação em relação ao envio das notas fiscais de entradas, emissão de notas fiscais de saídas e elaboração de inventários periódicos.

     Como podemos avaliar é fundamental que tal trabalho seja realizado em conjunto com assessoria contábil contratada.

      Um importante controle interno refere-se às retenções sofridas sobre as receitas, diversas empresas perdem valores pela falta de compensação de tributos retidos, devido à completa falta de controle e integração com a empresa de contabilidade que presta serviços

3 – Revisão ou constituição do arquivo da empresa

Uma obrigação que passa despercebida pela empresa, mas que cria enorme dificuldade no cumprimento de solicitações internas ou externas.  Manter os documentos em ordem é uma tarefa continua e quase diária.  Sabemos que é grande a quantidade de documentos gerados pelas áreas contábil, fiscal e pessoal, somada ao enorme volume de documentos gerados internamente na empresa contribui para dificultar a organização dos arquivos.

Os profissionais responsáveis pela empresa devem receber orientação detalhada de como organizar e manter os arquivos, sendo tal procedimento previamente acertado com a empresa contábil no momento de sua contratação.

4 – Acompanhamentos através de balancetes

Com as rotinas de procedimentos implantadas, a empresa de assessoria contábil poderá elaborar os balancetes periódicos que deverão ser entregues com relatórios. Com os balancetes a empresa poderá verificar a evolução dos resultados da empresa e tratar pendências que possam existir, como falta de prestação de conta de adiantamentos concedidos, documentos não validos para contabilização e outras pontos que deverão ser indicados no referido relatório.

Na fase II, partiremos para implementações mais avançadas, pois já teremos dados suficientes que permitirão uma analise com critério e segurança, caso contrario os procedimentos a seguir não teriam o resultado pretendido.

5 – Planejamento tributário

A sobrevivência do negócio requer que o empresário conheça os tributos incidentes sobre a sua atividade, buscando soluções seguras e legais para a diminuição da carga tributária, além de assegurar o correto cumprimento das obrigações fiscais, evitando multas e contingências fiscais.

Atualmente temos inúmeros regimes de tributação, lucro real trimestral, lucro real anual, lucro presumido e o Simples Nacional.  Somente um profissional qualificado, após analise dos dados da empresa poderá indicar qual a melhor opção a ser adotada, portanto a sua assessoria contábil deverá esta preparada para realizar este serviço, poderá haver a cobrança de honorários extras para tal realização, mas é importante que tal análise seja feita com ética e de forma transparente. 

A perfeita gestão fiscal alcança redução de custos, ocasionando reflexos positivos na situação financeira e econômica da empresa. É sabido que a tributação (impostos, taxas e contribuições) é um dos principais itens na composição do preço final de qualquer produto, portanto um bom planejamento tributário representa um fator essencial dentro das estratégias de competitividade das empresas. 

6 – Revisões dos custos trabalhistas

O empresário deve conhecer também o custo com encargos sociais e trabalhistas sobre a remuneração de empregados contratados.   Avaliar possíveis formas de remunerações, com a contribuição de assessoria fornecida pela empresa contábil que foi contratada.

7 – Revisões das DCTF, DIPJ e DACON dos últimos 05 anos

Recomendamos contratar o serviço de revisão das DCTF, DIPJ e DACON e demais declarações dos últimos 05 (cinco) anos com objetivo de eliminar falhas de preenchimento ou diferenças em recolhimentos de tributos federais e estaduais, isto evitara notificações por parte da Secretaria da Receita Federal, Secretaria Estadual de Fazenda ou execuções fiscais promovidas pela Procuradoria da União.  A revisão é fundamental, pois no futuro a empresa poderá se prejudicada pela falta de certidões negativas ou por cobranças indevidas do Fisco, gerando em alguns casos pagamentos em duplicidades de tributos

8 – Integrações contábil e fiscal com módulos faturamento, estoque e financeiro

Em diversas empresas, independente do porte, verificamos a prática de realizar inúmeros controles através de planilhas eletrônicas, porém manter dados empresariais em planilhas apresentaram inúmeras desvantagens, tais como:

a)     Passa a ser uma ferramenta pessoal;

b)    Não apresenta integridade e segurança de dados;

c)     É uma ferramenta lenta;

d)    Não apresenta integração com toda a empresa.

Em função da velocidade que os fatos ocorrem atualmente, agregados aos diversos cruzamentos que são realizados pelo Fisco, é fundamental que todas as informações estejam disponíveis para toda a empresa e para os parceiros estratégicos, como e o caso da empresa de contabilidade, ou seja, uma vez emitida uma nota fiscal este procedimento não deverá gerar reflexo somente modulo de faturamento, mas no modulo financeiro, no modulo estoque, na parte fiscal e também na contabilidade, isto garantirá que todos utilizem o mesmo banco de dados e com isto as informações serão as mesmas em todas as partes da empresa, mais uma vez a empresa de contabilidade deverá participar e auxiliar esta tarefa, sugerindo a implementação de um software, ou simplesmente aderindo aos módulos contábil e fiscal da solução encontrada pela empresa.

9 – Revisão da metodologia e cálculo da formação de preços

Acreditamos que os concluindo todos os passos anteriores o empresário terá condições segura para revisar os cálculos de formação de preços, mas caso necessite de auxilio deverá encontrar ajuda na assessoria contábil contratada.

Antonio Pinheiro Matos

Sócio Somat Contadores

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