Como avaliar os números do balancete contábil de sua empresa

Grande parte das empresas de médio e pequeno porte, acabam optando por realizar a leitura dos números contábeis da instituição somente no encerramento de cada exercício fiscal. Isto porque em alguns casos, a empresa não dispõe de um especialista no assunto para que esta análise seja feita com a freqüência mais coerente para obtenção de bons resultados, que corresponderia à uma análise mensal dos balancetes contábeis.
É importante destacar que não desejamos e nem seria possível, criar um formato padrão, semelhante a uma receita de bolo, e transcrevê-lo aqui como um manual para realizar a análise de um balancete contábil. A finalidade de escrevermos este artigo, é transmitir aos leitores de nosso blog, conhecimentos práticos que possam ajudá-los no momento da leitura dos balancetes fornecidos mensalmente pelo setor de contabilidade.
O balancete é dividido basicamente em três grupos : Ativo, Passivo e Resultado. Vamos falar um pouquinho de algumas contas que compõem cada um destes grupos e o que é importante avaliar nos saldos apresentados em cada uma delas.

ATIVO
O Ativo demonstra os bens e direitos que a empresa possui.
• Caixa : deve representar exatamente a disponibilidade em dinheiro que a empresa mantém em seu estabelecimento. É comum as empresas manterem um “caixa pequeno” ou “fundo fixo” para pagamento de despesas menores como condução, lanches etc;
• Bancos Conta Movimento e Fundos de Investimento: devem corresponder obrigatoriamente aos saldos informados pelos extratos enviados pelas instituições bancárias;
• Contas a receber : representam os valores que ainda serão recebidos pela empresa e é importante confrontar as informações contidas no balancete, com as que estão registradas nos controles financeiros da empresa, a fim de corrigir eventuais divergências. Pode ocorrer por exemplo, de você abonar seu cliente em relação a algum valor que estava pendente de recebimento. No entanto, se a contabilidade não for informada sobre tal operação, o saldo permanecerá como “a receber”, distorcendo a realidade correta dos números;
• Adiantamentos para futura prestação de contas: representam os adiantamentos realizados para despesas de viagens, fornecedores, empregados etc. É muito importante acompanhar os saldos destas contas, e se certificar mensalmente, de que em algum momento estes saldos devem ser zerados, mediante a emissão da NF pelo fornecedor, ou pela prestação de contas do adiantamento fornecido para despesas de viagem, ou pelo desconto em folha do salário antecipado aos funcionários etc.
• Impostos a Recuperar: contemplam os saldos de tributos que poderão ser deduzidos ou compensados em períodos seguintes. Certifique-se de que estes saldos estejam devidamente demonstrados nos livros de apuração (no caso de ISS, ICMS e IPI a recuperar), e na DCTF e DIPJ (no caso de PIS, COFINS, IRPJ e CSLL).
• Estoques: devem corresponder ao saldo contábil do inventário mensal de mercadorias/matéria-prima levantados pela empresa;
• Despesas Antecipadas: representam os valores pagos, por despesas que serão apropriadas conforme a sua utilização (seguros, assinaturas, VT etc.). Estes valores são contabilizados no ativo, pois embora haja o desembolso imediato, a despesa vai se realizando ao longo dos meses, como no caso dos seguros, por exemplo, onde geralmente as apólices têm vigência de 12 meses. Não seria correto classificar este pagamento diretamente como despesa, pois estaríamos distorcendo o resultado da empresa.
• Ativo Realizável a Longo Prazo: registra os valores que poderão ser recebidos ou revertidos a longo prazo(período superior a um ano), como por exemplo depósitos judiciais de impostos que estejam em análise pelos órgãos competentes, mediante solicitação do contribuinte;
• Ativo Permanente – Investimentos: representa os investimentos realizados pela empresa, como por exemplo as participações societárias em outras empresas. Vale destacar que anualmente ou mensalmente, conforme critério determinado pela entidade, este valor deve ser atualizado, mediante registro do ganho ou perda no investimento realizado;
• Ativo Permanente – Imobilizado: representa todos os bens que a empresa possui. É importante destacar que este é um dos itens que pode gerar diferença entre o que está registrado contabilmente e o que a empresa de fato possui. Isto porque é muito comum que as empresas se desfaçam de determinados bens sem prestar tal informação ao setor de contabilidade. O ideal é realizar um confronto entre o que está registrado no balancete e o levantamento físico dos bens para avaliar e corrigir possíveis divergências.
• Ativo Permanente – Intangível: registra os valores de bens intangíveis pertencentes à empresa (Software, Marcas e Patentes etc.)

PASSIVO
O Passivo demonstra as obrigações e o Patrimônio Líquido da empresa.
• Impostos, Taxas e Contribuições a recolher: este sub-grupo compreende todos os tributos que estão pendentes de pagamento. É importante assegurar que estejam registrados apenas os tributos que estarão vencendo no mês seguinte ao balancete que está sendo recebido, para se certificar de que não existam valores pendentes de quitação ou falta de contabilização de algum pagamento já realizado pela empresa. Vale destacar, que no caso dos parcelamentos de tributos, deve ser verificado se estão sendo apropriados mensalmente os acréscimos devidos para que o saldo corresponda a realidade do total que ainda deverá ser pago aos órgãos competentes;
• Fornecedores e contas a pagar: representam os valores que ainda deverão ser pagos aos fornecedores, prestadores de serviços e outras despesas, como por exemplo aluguel, seguros etc. Vale o mesmo critério do item anterior, para que a empresa tenha a segurança de que a contabilidade tem os registros idênticos aos que constam do controle financeiro interno da entidade;
• Provisões para férias e 13° Salário dos empregados: representam os valores que em dado momento deverão ser pagos aos empregados, em relação aos direitos de férias e 13° salário. É de suma importância que estes valores sejam avaliados pelo financeiro da empresa, para que seja possível realizar uma provisão interna para quitação dos mesmos;
• Passivo Não Circulante – Exigível a Longo Prazo: representa todos os valores a pagar que terão vencimento com prazo superior a um ano;
• Patrimônio Líquido – Principais contas:
a) Capital Social: registra o capital da empresa conforme determinado pelo contrato social, estatuto ou Ata de constituição. É válido verificar se o capital já está totalmente integralizado contabilmente, e qual o prazo previsto no contrato, para que os números estejam em conformidade com a realidade;
b) Reservas: registram as reservas realizadas pela empresa para futura utilização, como por exemplo a reserva de lucros que poderá ser distribuída futuramente aos sócios; reserva de capital que poderá ser utilizada para aumento do capital social da entidade etc.

RESULTADO
O grupo “Resultado” demonstra as receitas, despesas e custos da empresa
RECEITAS
Representam as receitas auferidas pela empresa. É importante verificar em cada conta, que os valores correspondam efetivamente á realidade da empresa. As receitas demonstram tudo que representa ganho para a empresa, e no caso de uma empresa comercial e prestadora de serviços, por exemplo, é válido identificar qual destas áreas representa maior crescimento, analisando-se os saldos da receita de serviços e receita de vendas.
CUSTO
Representam todos os gastos que a empresa tem e que estão “diretamente” ligados à atividade-fim da mesma. Na leitura do balancete é importante diferenciar os custos de despesas. Por exemplo, é possível que uma empresa comercial tenha uma conta de energia elétrica no grupo de custos (energia elétrica da fábrica) e outra em despesa (energia elétrica do escritório administrativo). O grupo de custos reflete exatamente tudo aquilo que é imprescindível para que a atividade da empresa seja realizada.
DESPESAS
Representam todos os gastos não diretamente ligados à atividade-fim da empresa. Neste grupo estarão demonstrados todos os valores registrados pela contabilidade, considerados como “despesas”. Vale lembrar que nem sempre estas despesas são desembolsadas, que é o caso da despesa de depreciação/amortização do ativo imobilizado, por exemplo. Por outro lado, a avaliação dos saldos destas contas, é feita mediante o confronto do que está registrado no balancete e o que de fato ocorre na empresa. Vale a pena dispensar um tempo pra avaliar cada uma das contas e se certificar de que os valores correspondam à realidade,e até mesmo solicitar ao departamento de contabilidade um melhor desmembramento das contas, para que seja possível verificar com mais clareza o que está sendo contabilizado.
Especialmente na avaliação do grupo “Resultado” seria interessante dispor ainda, de um relatório que permitisse realizar a leitura horizontal das despesas e receitas. Isto facilita a visualização da evolução/redução dos valores mensalmente, ajudando a apontar onde estão ocorrendo variações significativas. Vejam o exemplo abaixo:
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho
Receita de Serviços 10.000,00 11.000,00 12.000,00 13.000,00 14.000,00 15.000,00
Despesas com Salários 3.000,00 3.000,00 3.000,00 3.000,00 3.000,00 3.000,00
Custo com Viagens 1.000,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00 3.000,00 1.500,00

Analisando o relatório horizontal, observamos que no mês de maio houve uma evolução significativa nos custos com viagens, e vale uma verificação pelo departamento financeiro da empresa, a fim de justificar o montante que tem impacto direto no resultado final apurado.
Finalmente destacamos que o trabalho em parceria com o departamento de contabilidade é de suma importância para o sucesso da produção correta dos balancetes.
De posse dos relatórios que registrem números consistentes e confiáveis, o trabalho de avaliação do balancete mensal pela própria empresa será facilitado, e além disto, saberemos que em caso de apresentação para análise de investidores, possíveis parceiros e instituições financeiras, entre outros, o mesmo estará produzindo os resultados desejados.
Vale destacar que esta parceria consiste em dois pontos cruciais:
1 – Todos os setores da empresa precisam entender a importância do envio das informações e documentos ao setor de contabilidade;
2 – O departamento de contabilidade deve trabalhar mensalmente nas informações e documentos recebidos, e pontuar aos demais setores sobre eventuais pendências/dúvidas quando do processamento destas informações/documentos.
Esperamos que esta matéria possa ajudá-los em seu dia-a-dia e desejamos sucesso a todos.
Claudia Santos de Castro de Assunção

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3 comentários to “Como avaliar os números do balancete contábil de sua empresa”

  1. Simone Nascimento de Souza disse:

    A materia contem informações importantes para aqueles que são iniciantes ou mesmo quem já tem uma vasta experiência, bastante clara e direta. Parabéns pelo artigo.

  2. Cintia Guimaraes disse:

    Excelente matéria, bem objetiva e clara mesmo para aqueles que não tem um conhecimento profundo do assunto.

  3. Rosimero Bezerra disse:

    Boa noite,
    Venho através deste Parabenizar a Srª Claudia Santos de Castro de Assunção,
    pela excelente matéria, onde a mesma traz consigo grandes dados contábeis clareando nosso entendimento.
    Deixo meu e-mail, abrindo-me para receber informações espelhadas nesta.
    Grato!

    Rosimero Bezerra
    ________________________________________
    Foz do Iguaçu / PR

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